Mejor Email Archiving solución para el cumplimiento legal y eDiscovery Las solicitudes

ByAudrian Cambellin topicSoftware

Las empresas deben implementar la mejor solución de archivo de correo electrónico para solicitudes de cumplimiento y eDiscoevry. Esto ahorra a las empresas del pago de las multas legales y evitar el encarcelamiento. Los mensajes antiguos se pueden buscar rápidamente localizados y recuperados, como y cuando sea necesario.

El uso del correo electrónico es rampante en el sector empresarial, ya sea para la comunicación interna o para la comunicación con los clientes, socios, proveedores, clientes, y otros. Mail de su organización contiene datos importantes y confidenciales. Con el volumen de correo electrónico cada vez mayores, es imprescindible para optar por la mejor solución de archivo de correo electrónico. Esto es importante para preparar a su empresa para el cumplimiento y eDiscovery peticiones legales.

Existen documentos almacenados electrónicamente como archivos de texto, archivos PDF y diapositivas de la presentación entre una empresa y sus clientes. Es imperativo que una copia de la información crucial se almacena y se conserva de una manera segura y protegida. Esto es necesario para responder a las solicitudes de litigio y eDiscovery.

La necesidad de archivar para el Descubrimiento Electrónico

Las regulaciones como HIPAA, Sarbanes-Oxley, y FRCP consideran correos electrónicos tan significativa como la documentación en papel. Esta es la razón mensajes electrónicos son válidas y admisibles en un tribunal de justicia. Documentos de Word, diapositivas, archivos PDF y mensajes de texto simples tienen que ser producidos en un tribunal si el abogado solicita una empresa que lo haga. Esto se conoce como solicitud de eDiscovery y es el método de búsqueda, la localización, la obtención de documentos de la empresa y presentar ante el fiscal, como y cuando sea necesario. Esta es la razón son necesarias las empresas a optar por el sistema de archivo de correo electrónico basado en la nube que es fácil de usar e instalar. El no poder cumplir con las normas y reglamentos resultará en multas legales fuertes, así como el encarcelamiento.

Para mantenerse alejado de los litigios y problemas legales, es obligatorio que se implementa una política de cumplimiento eficaz de su organización. Esto es más fácil decirlo que hacerlo. La mejor manera es la elaboración de una política basada en las necesidades de su empresa, y luego implementar una solución para apoyar la política.

Para el cumplimiento

Un sistema que tiene una capacidad de auditoría integrado le asegurará que los mensajes que entran y salen del buzón de la empresa no sean alterados. Estas capacidades incorporadas incluyen la grabación, registro y preservación de información para uso futuro. También es beneficioso para el seguimiento de las actividades del usuario. Este seguimiento es esencial para las empresas y las industrias en las estrictas regulaciones existentes para vigilar la actividad del usuario. En los Estados Unidos, sobre todo, las empresas están demandados por los individuos u otras empresas. En tales situaciones, es obligatorio contar con la mejor solución de archivo de correo electrónico para que los datos de negocio, datos y registros se pueden recuperar rápidamente bajo demanda. Esto es importante para probar su inocencia en un tribunal de justicia.

Esta es la razón por la que debe optar por dispositivos o aplicaciones que sirven a las necesidades de su corporación. Un sistema de archivos, lo cual es difícil de usar, será más de un dolor de cabeza que una solución. Estos sistemas deben ser auditable a los efectos de su cumplimiento. Por ejemplo, los recuentos y los archivos de registro deben ser mantenidas como evidencia de todas las actividades relacionadas con el cumplimiento. Registros deben ser capaces de demostrar que todos los de mensajes electrónicos son capturados fácilmente buscar, localizados, y vista en formato original.

Así, se ve que los sistemas de archivos son parte de cualquier organización, ya sea en bancos, instituciones financieras o despachos de abogados. La puesta en práctica de la misma ahorrará su dinero de la empresa, el tiempo y los recursos cuando se presuriza mediante solicitudes de descubrimiento electrónico.

Audrian Cambell ha sido director de la empresa y sabe archivingworks de correo electrónico basados ??howcloud para ayudarle a mantener el almacenamiento de mensajes de correo electrónico y hace que su trabajo rápido y más fácil. En este artículo, que comparte sus conocimientos acerca de la mejor solución de archivo de correo electrónico le ayuda en la gestión eficiente de los datos.